在WPS網盤中，使用者可以透過建立資料夾來進行分類管理。點選“新建資料夾”按鈕，輸入資料夾名稱，將相關檔案拖拽到相應的資料夾內。透過這種方式，使用者可以按照專案、檔案型別或日期等進行分類，方便日後查詢和管理。同時利用搜索功能快速定位檔案。

WPS網盤檔案分類管理方法

如何建立資料夾進行分類

• 建立新資料夾：在WPS網盤介面，點選頁面上的“新建資料夾”按鈕，輸入資料夾名稱後確認即可建立。使用者可以根據不同的需求，為不同型別的檔案建立專用的資料夾，保持檔案的清晰、整潔。
• 資料夾系統管理：可以根據檔案的類別設定多個系統的資料夾結構，例如先按專案分類，再在專案資料夾下建立子資料夾，進一步細分檔案內容。這樣有助於高效管理和查詢檔案。
• 資料夾顏色標籤：為了使資料夾更容易刪除，使用者可以為不同的資料夾設定顏色標籤。這樣，使用者在瀏覽檔案時可以快速識別出不同類別的資料夾，提升操作效率。

分類檔案的最佳實踐

• 選擇專案分類：將檔案根據不同的工作專案或學習任務進行分類，每個專案單獨建立資料夾。這樣，當需要查詢某個專案相關的檔案時，能夠快速定位，避免檔案混亂。
• 按檔案型別分類：另一種常見的分類方法是根據檔案型別進行分類，如檔案、表格、圖片、影片等。眾多型別的檔案放入相應的資料夾中，有助於檔案的快速整理和篩選。
• 按時間或日期分類：對於日常工作或長期積累的檔案，可以根據時間或日期進行分類。透過設定以“年份-月份”或“日期”命名的資料夾，幫助使用者更方便地按時間順序查詢檔案，尤其適用於需要長期歸檔的檔案。

WPS檔案分類技巧

如何按專案分類WPS檔案

• 建立專案資料夾：在WPS網盤中，為每個獨立專案建立一個專門的資料夾。例如，可以根據不同的客戶、工作任務或研究分別專案建立資料夾，保證每個專案的檔案都集中存放，方便管理和查詢。
• 子資料夾結構：在專案資料夾中，可以根據需要進一步建立子資料夾，例如將專案的設計稿、報告、會議記錄等檔案分別放入不同的子資料夾中，這樣不僅可以避免檔案混雜，還能提升團隊成員在共享檔案時的查詢效率。
• 命名規範：為每個專案資料夾和子資料夾設定清晰的命名規則，例如專案名稱+日期或版本號（如“專案A_2024-01”），這樣可以幫助使用者快速識別資料夾內容，避免混亂。

更多時間建立檔案分類資料夾

• 按年度和月份分類：為每年建立一個資料夾，然後在每年資料夾內根據月份進一步分析檔案。例如，“2024年”資料夾下可建立“2024年1月”、“2024年2月”等資料夾。這種財務分類方法非常適用於日常辦公、記錄等需要按時間順序管理的檔案。
• 按季度或階段分類：對於一些長期專案，按季度或階段建立資料夾也是一種有效的分類方式。比如，“第一季度”、“第二季度”等，或者按專案階段劃分“青少年”、“青少年”和“高階”資料夾，涉及管理檔案的進度和版本。
• 檔案命名和排序：在按時間分類的同時，確保檔案命名有一致的規則，如“檔案型別_日期”格式（例如“報告_2024-01-01”），這樣可以幫助檔案按時間順序自動排序，然後日後快速查詢。

使用標籤管理WPS檔案

如何為檔案新增標籤

• 檔案管理頁面：首先，在WPS網盤中選擇開啟需要新增標籤的檔案，右鍵點選檔案或透過檔案詳情頁面進入管理介面。
• 選擇新增標籤選項：在檔案管理介面中，找到“標籤”選項，點選“新增標籤”按鈕。可以選擇已有的標籤或手動建立新的標籤。
• 自定義標籤名稱：如果沒有合適的標籤，可以手動輸入新的標籤名稱。標籤可以根據檔案內容、專案、優先順序等自定義，方便後續查詢和整理。

標籤管理的優勢和方法

• 高效分類與搜尋：標籤可以幫助使用者對檔案進行多維的分類，而不必依賴於單一的資料夾結構。透過為檔案新增標籤，使用者能夠快速找到相關檔案，尤其是在檔案數量龐大的情況下，標籤能夠提高查詢效率。
• 支援多標籤使用：WPS網盤支援為同一個檔案新增多個標籤。例如，一個檔案可以同時被標記為“”、“202財務4年報告”等標籤，這樣在查詢檔案時，可以根據不同的標籤組合進行篩選，靈活提高。
• 提高協作效率：在團隊協作中，標籤可以幫助團隊快速識別檔案的類別和重要性。透過統一的標籤規則，團隊成員可以更清晰地瞭解檔案的內容和狀態，避免重複工作，提升協作效率。

資料夾命名規範與管理

如何為WPS資料夾命名

• 簡潔明瞭：資料夾命名要簡潔且直觀，能清晰反映資料夾的內容。避免使用過長或複雜的名稱，推薦使用簡短的詞彙或縮寫，如“專案A”、“財務報表”。
• 統一格式：為了保持一致性，建議為所有資料夾使用統一的命名格式。例如，可以使用“專案名稱_日期”格式（如“專案A_2024”），或者根據專案分級命名（如“階段一_設計檔案”），屬於日後管理。
• 避免特殊字元命名：避免使用特殊字元，如*、#、%、&等，這些字元可能會導致檔案系統不相容或檔案命名錯誤。使用字母、數字和下劃線等字元，以保證資料夾名在不同平臺中常見並能正常顯示。

資料夾命名的分類規則

• 選擇專案或任務分類：針對不同的或任務建立資料夾時，可以使用專案名稱、編號或相關關鍵詞進行命名，如“市場調研_2024”或“合同檔案_001”。此類分類規則則管理與查詢專案相關檔案。
• 按時間分類：如果檔案按照時間順序儲存，建議以日期為參考，如“2024年_第一季度”或“2024年7月”，方便按時間段檢視和搜尋相關檔案。
• 按檔案型別分類：如果檔案屬於同一專案，但型別不同，可以在命名中加上檔案型別的提示，如“專案A_設計稿”、“專案A_合同”、“專案A_報告”等，這有助於更清楚地區分檔案內容和用途。

在WPS中使用搜索功能查詢檔案

如何透過關鍵詞快速查詢檔案

• 輸入檔名或關鍵詞：在WPS網盤的搜尋框中，輸入檔名的部分或完整關鍵詞，系統會自動匹配相關的檔案。透過輸入準確的檔名稱或描述性關鍵詞，可以快速縮小搜尋範圍，直接定位所需檔案。
• 利用搜索過濾器：WPS網盤提供了檔案型別、需要的日期範圍等篩選選項，使用者可以根據選擇不同的過濾器進行搜尋。例如，可以選擇“檔案”、“圖片”或“PDF”等型別，以快速找到特定類別的檔案。
• 搜尋歷史記錄：WPS網盤會記錄最近的搜尋關鍵詞，如果是經常查詢的檔案，可以從搜尋歷史中快速找到之前查過的檔案，避免重複輸入相同的關鍵詞。

如何利用搜索功能提高效率

• 結合標籤和資料夾結構：搜尋時，利用檔案的標籤和資料夾結構能夠進一步提高搜尋準確率。輸入關鍵詞時，可以結合檔案標籤或指定的資料夾名稱，減少搜尋結果中與檔案的幹擾，快速找到目標檔案。
• 使用高階搜尋：WPS網盤支援高階搜尋功能，使用者可以根據檔案大小、建立日期、修改日期等多種條件進行搜尋。透過精確設定這些條件，可以更高效地篩選出需要的檔案。
• 搜尋與整理結合：定期利用搜索功能檢查檔案的分類和分類是否整齊、規範。透過搜尋結果，使用者可以發現哪些檔案未符合規定的分類和配置規則，並及時進行整理，從而提高檔案管理的效率。