在WPS中共享敏感資訊時，應使用密碼保護的共享連結，並設定檔案為“只讀”以防止資訊被修改。確保只通過安全的方式（如加密的郵件）傳送訪問連結和密碼給授權使用者。此外，考慮設定連結的過期時間以提高安全性。

設定檔案共享許可權

選擇合適的許可權級別

• 分析內容敏感性：在決定共享許可權之前，重要的第一步是評估檔案包含的資訊敏感程度。根據內容的敏感性和保密需求，選擇不同的許可權級別，如只讀、評論或編輯許可權。
• 適應不同角色需求：考慮到不同協作者的角色和任務，選擇適當的許可權級別。例如，專案領導可能需要編輯許可權，而一般團隊成員或外部審計人員可能只需檢視許可權。
• 利用自定義許可權設定：在WPS下載好的應用中，可以對單個使用者或使用者組設定具體的許可權，確保每位使用者只能訪問其所需的資訊。這種精細的許可權控制有助於防止資料洩漏。

定義使用者訪問範圍

• 使用使用者組分配許可權：建立使用者組並將協作者分組，可以簡化許可權管理和更新過程。例如，將營銷部門的所有成員放在一個組中，並統一設定他們的訪問許可權。
• 設定時間限制的訪問：為特定檔案設定訪問時間限制，如專案結束後自動撤銷訪問許可權。這可以透過在共享設定中配置過期日期來實現，確保資訊在專案結束後不再外洩。
• 監控和稽核訪問記錄：定期檢查檔案的訪問記錄和歷史，瞭解誰在何時訪問了檔案。這不僅有助於追蹤資訊流動，也是一種有效的安全審計手段，可以及時發現和處理不當訪問行為。

使用密碼保護共享連結

建立加密的共享連結

• 啟用連結加密選項：在建立共享連結時，確保選擇加密選項。這一步驟通常在生成連結的對話方塊中進行，可以透過勾選“啟用密碼保護”或類似選項來啟用。
• 設定強密碼：為共享連結設定一個強密碼是保證檔案安全的關鍵。建議使用至少12個字元，包括大寫字母、小寫字母、數字和符號的組合，以抵禦密碼破解攻擊。
• 分發密碼的安全方式：分享密碼時，避免使用易被攔截的通訊方式，如普通電子郵件或簡訊。推薦使用加密的通訊工具或面對面的方式通知密碼，以確保資訊安全。

管理和更新共享密碼

• 定期更新密碼：為了維護安全性，定期更改共享檔案的密碼非常重要。可以設定提醒，每隔一段時間（如每3個月）更新一次密碼，特別是在涉及敏感資訊的專案中。
• 控制密碼訪問許可權：確保只有需要知道密碼的人才能獲取到密碼。對於不同的檔案和專案，可能需要設定不同的密碼，並且僅共享給需要訪問那些檔案的人。
• 使用密碼管理工具：為了有效管理多個共享連結的密碼，可以使用密碼管理器來儲存和管理這些密碼。這樣不僅可以避免密碼遺忘的問題，也能提高密碼管理的安全性。

實施檔案訪問控制

設定檔案的訪問期限

• 使用WPS雲服務設定過期時間：在WPS檔案的共享設定中，可以設定一個具體的日期作為檔案連結的過期時間。此操作確保在指定日期後，檔案連結將自動失效，無法被訪問。
• 定期審查和更新訪問許可權：對於長期專案或經常需要更新的檔案，建議定期審查檔案的訪問許可權和期限。根據專案的進展和參與人員的變動，適時調整訪問期限和許可權。
• 自動提醒功能：設定自動提醒，以便在檔案訪問許可權即將過期時，提醒檔案所有者進行審查。這有助於避免意外中斷訪問，同時確保所有訪問都是授權和最新的。

監控檔案訪問記錄

• 開啟訪問跟蹤：在WPS檔案的安全設定中啟用訪問跟蹤功能，記錄每次檔案訪問的時間、訪問者身份和操作詳情。這對於監控誰在何時訪問了檔案至關重要，尤其是在處理敏感資訊時。
• 定期審查訪問日誌：定期檢查檔案的訪問記錄，分析訪問模式和任何異常活動。如果發現未授權的訪問或不尋常的下載行為，應立即採取措施調查並處理潛在的安全威脅。
• 使用高階安全工具：對於非常敏感或關鍵的檔案，考慮使用更高階的安全解決方案，如整合的企業級資料安全和監控服務。這些服務可以提供更詳細的監控功能，如即時警報和自動安全審計。

確保傳輸過程的安全

使用加密的傳輸方式

• 啟用SSL/TLS加密：在傳送任何敏感資訊之前，確保使用安全套接字層 (SSL) 或傳輸層安全 (TLS) 加密。這些技術可以加密資料傳輸過程，防止資料在傳輸過程中被竊取或篡改。
• 選擇安全的檔案傳輸服務：使用已知的、可信賴的服務進行檔案傳輸，如支援端到端加密的雲端儲存服務。避免使用未加密或安全性未知的檔案共享方法。
• 定期更新安全協議：保持軟體和安全協議的最新狀態是保證資料傳輸安全的關鍵。定期檢查並更新你的系統和應用程式，確保它們包含最新的安全功能和修復。

驗證接收方的身份

• 實施多因素認證：在共享敏感檔案之前，確保接收方透過多因素認證 (MFA)。這可能包括密碼、手機簡訊驗證碼、或生物識別資訊，以確保只有授權使用者可以訪問傳送的資料。
• 使用數字簽名和證書：透過數字簽名或證書來驗證接收方的身份。這些工具提供了一種方式來確認收件人是誰他們聲稱的那個人，提高了交易的安全性。
• 建立雙向驗證流程：不僅要驗證接收方的身份，還應確保傳送方的身份也得到驗證。在雙方之間建立一個明確的驗證流程可以減少被中間人攻擊的風險。

處理敏感資料的最佳實踐

敏感資訊的標記和分類

• 制定分類標準：建立一套清晰的分類標準，用於區分資訊的敏感性級別。例如，將資料分為公開、內部使用、敏感和機密四個等級，每個級別都有明確的定義和處理指南。
• 應用標籤系統：在資料儲存和傳輸過程中，使用標籤來標記敏感資訊。這些標籤不僅幫助在大規模資料環境中迅速識別敏感資訊，也便於實施相應的安全措施。
• 持續監控與審計：實施持續的監控系統來跟蹤敏感資料的儲存、訪問和傳輸情況。定期進行安全審計，確保所有敏感資訊都按照既定的政策和程式進行處理。

資料最小化原則的應用

• 僅收集必要資料：遵循資料最小化原則，只收集完成特定業務目的所必需的資料。評估每類資料的必要性，避免過度收集無關資訊，從而減少資料洩露的風險。
• 限制資料訪問：確保只有在必要時，授權人員才能訪問敏感資料。使用基於角色的訪問控制（RBAC）系統，為不同的使用者和團隊分配適當的訪問許可權。
• 資料儲存期限的管理：為儲存的敏感資料設定合理的保留期限，並定期清理不再需要的資料。透過這種方式，可以最大程度地減少因資料過時或無關而帶來的安全威脅。